Privacyverklaring

Privacy is een van de belangrijkste rechten die je als mens hebt. En wij, van Het Reputatiebureau, hechten er oprecht veel waarde aan. We vinden onze eigen privacy belangrijk en vinden dat jouw gegevens dezelfde behandeling verdienen. Hoe we dat aanpakken, lees je in deze privacyverklaring.

Jouw persoonlijke gegevens

Wat bij ons natuurlijk voorop staat, is jou zo goed mogelijk van dienst te zijn. En daarvoor is het noodzakelijk dat we bepaalde gegevens van je verzamelen en verwerken. Met mate natuurlijk, want we hoeven echt niet alles van je te weten. We hoeven immers je echt niet over het hele internet te volgen om een reclame te laten zien. Maar we hebben wel wat gegevens van je nodig.

Welke gegevens verwerken we?

De gegevens die we verzamelen, hangt onder andere af van de manier waarop we samenwerken. Van een websitebezoeker verwerken we andere dingen dan van klanten en leveranciers.

Contactpersonen van klanten en leveranciers

• Voor- en achternaam en voorletter(s);
• Geslacht;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Werkadres;
• Factuuradres;
• Bankrekeningnummer;
• Persoonlijke gegevens die nodig zijn voor de opdracht.

Websitebezoekers en nieuwsbriefabonnees

• IP-adres;
• Voor- en achternaam;
• De plaats van waaruit je de website hebt bezocht of waar je de nieuwsbrief hebt geopend;
• Informatie over je apparaat;
  • Type (computer, smartphone)
  • Besturingssysteem
  • Gebruikte browser
• E-mailadres;
• Lees- en klikgedrag.

Informatie uitwisselen en koppelen

Via een website kun je heel veel informatie over bezoekers verzamelen. Dat gebeurt ook regelmatig, omdat de eigenaren en beheerders deze gegevens “nodig hebben” voor marketing en analyses. Dat klinkt aannemelijk, maar in praktijk is het lang niet altijd echt noodzakelijk. We kunnen ook aan marketing doen zonder dat we je over het hele internet laten volgen. En voor statistische analyses hoeven we echt niet te weten wie je bent.

Onze website is daarom ontwerpen op basis van het “Privacy by design”-principe. Simpel gezegd betekent dat, dat de website geen informatie verzamelt, tenzij we die echt nodig hebben. Zo verwerken we je naam, telefoonnummer en e-mailadres als je contact met ons opneemt. Die gegevens hebben we nodig om je vraag te beantwoorden, en gebruiken we verder nergens voor.
Er zitten verder ook geen pixels, cookies of trackingcodes van social media- en marketingbedrijven in de site verweven. En voor de statistieken verwerkt een lokale plugin de bezoek- en klikgegevens. Die gegevens gaan dus ook nergens heen. En je IP-adres delen we niet met bedrijven die daar voor ons een bedrijfsnaam aan hangen. Nergens voor nodig: als je met ons wilt samenwerken, horen we je vanzelf wel.

Alle informatie die we voor statistische analyse verzamelen, wordt lokaal verwerkt. Dit wil zeggen dat de gegevens op dezelfde server als de website worden opgeslagen en in een plugin op de website worden verwerkt. We delen ze dus niet met anderen.
De verzamelde gegevens gaan in de plugin allemaal op een grote hoop. We kunnen dus zien welke pagina’s het meest worden bezocht, in welke plaats de meeste bezoekers zich bevinden en welke browser het vaakst wordt gebruikt. Maar die kunnen we vervolgens niet meer aan elkaar koppelen.

Waar hebben we die voor nodig?

We hebben deze gegevens nodig om met je te kunnen communiceren. Daarnaast zijn we wettelijk verplicht om bepaalde gegevens in onze (financiële) administratie op te nemen.

Er kunnen persoonlijke gegevens nodig zijn om je situatie, vraag of gewenste resultaten te bepalen en te behalen. Zonder deze informatie kunnen we je vaak minder goed en soms zelfs helemaal niet helpen.

Waarom mogen we deze gegevens verwerken?

Om je persoonlijke gegevens te mogen verwerken, hebben we een wettelijke reden nodig. Dit wordt de rechtsgrond genoemd. Bij Het Reputatiebureau verwerken we je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst
  Veruit de meeste gegevens verwerken we om je opdracht goed uit te kunnen voeren.
  
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen
  We zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verzamelen en in onze administratie op te nemen. Daarom leggen we deze gegevens altijd vast.
  
• Gerechtvaardigde belangen
  Soms hebben we gegevens nodig voor onze eigen belangen, zoals marketing en incasso van openstaande facturen.
  
• Toestemming
  Ten slotte vragen we soms toestemming om je gegevens te verwerken, zoals het toesturen van de nieuwsbrief als je geen klant bent. Je kunt je toestemming altijd en zonder opgave van reden weer intrekken.

Hoe we aan je persoonsgegevens komen

We ontvangen de meeste persoonsgegevens van jou. Bijvoorbeeld omdat je een e-mail stuurt, belt of een formulier invult. Je IP-adres krijgen we van je hostingprovider. En je telefoonnummer van je telefoonprovider als je niet anoniem belt.

Aansluitend maken we een aantal opnamen waarmee je persoonsgegevens worden verwerkt. Zo gebruiken we camerabewaking rondom ons kantoor. En we nemen telefoongesprekken op. Hierover lees je meer in de volgende subparagrafen.

Camerabewaking

Om ons kantoor maken we gebruik van bewakingscamera’s. Deze houden 24/7 toezicht, maar nemen alleen beelden op als er beweging wordt gedetecteerd. De opname bevat dan zowel beeld als geluid.
De beelden worden maximaal 28 dagen bewaard en zijn alleen voor ons toegankelijk. Ze kunnen, op verzoek, wel worden gedeeld met de politie.

Opnamen van telefoongesprekken

Soms is het fijn om een gesprek even terug te luisteren. Zeker als je telefoontje bijvoorbeeld onderweg wordt aangenomen, of als we belangrijke zaken met elkaar bespreken. Daarom kunnen telefoongesprekken worden opgenomen. Daarbij geldt het volgende:

• Ieder inkomend telefoongesprek wordt automatisch opgenomen. Dit kan niet tijdens het gesprek worden aan- of uitgezet. De opname start zodra je iemand aan de lijn krijgt. De tijd van de welkomstboodschap tot wij de telefoon opnemen wordt niet opgenomen.
• Een uitgaand telefoongesprek wordt niet automatisch opgenomen. We geven het uitdrukkelijk bij je aan als de opname wordt gestart en beëindigd.

Opnamen kunnen worden gebruikt om deze later nog eens terug te luisteren. Daar leer je vaak een hoop van en je hoort toch weer andere dingen. Daarnaast kan de opname worden gebruikt om wat we hebben besproken administratief te verwerken. Ten slotte kunnen we de opname gebruiken om geschillen tussen ons te beslechten. We kunnen daarmee aantonen wat er tijdens het gesprek is besproken.

De opname wordt 31 dagen in onze telefooncentrale bewaard. De opnamen die wij belangrijk vinden, kunnen worden opgeslagen. Het wordt dan bewaard voor zolang het nodig is.

Gebruik van je persoonsgegevens

Wat doen we dan met de gegevens, die we in de vorige paragraaf noemden? Daar moeten we goed over nadenken om je privacy optimaal te beschermen. In deze paragraaf vind je daar meer informatie over.

Opslag en beveiliging

Je gegevens worden uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen. Daardoor worden deze altijd beschermd door de strenge, Europese privacywetgeving. Dat is wel zo veilig.

We slaan je gegevens altijd uitsluitend digitaal op. De bedrijven die we daarvoor gebruiken, mogen die gegevens niet gebruiken. En in de meeste gevallen hebben ze er zelfs helemaal geen toegang toe. We maken gebruik van 2-Factor Authenticatie zodat onbevoegden niet in de systemen kunnen.

Bewaartermijn

We bewaren je gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. De maximale bewaartermijn binnen Het Reputatiebureau is zeven jaar. Deze termijn gaat in bij sluiting van het dossier of boekjaar.

Als je gegevens niet zijn gekoppeld aan een dossier, worden deze maximaal een maand bewaard.

De bewaartermijn kan worden verlengd, als deze bij het verstrijken van de termijn nog relevant zijn. Bijvoorbeeld om een conflict op te lossen of onze rechten veilig te stellen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Maar binnen ons nieuwsbriefsysteem is het wel mogelijk om nieuwsbrieven toe te sturen op basis van je lees- en klikgedrag. Dit kan worden aangemerkt als profiling. Meld je af voor de nieuwsbrief als je daar bezwaar tegen hebt.

Delen van je persoonsgegevens

We delen je persoonsgegevens tijdens onze samenwerking met de volgende bedrijven:

Jouw rechten

Je privacy wordt beschermd door strenge, Europese wetgeving: de Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). De AVG geeft jou, als eigenaar van je persoonsgegevens, zeven rechten:

• Informatie: je hebt het recht vooraf te weten hoe we met je persoonsgegevens omgaan.
• Inzage: je mag te allen tijde de verwerkte gegevens inzien.
• Rectificatie: je mag foutieve gegevens laten aanpassen.
• Vergetelheid: je mag je gegevens, onder bepaalde voorwaarden, uit onze administratie laten verwijderen.
• Dataportabiliteit: wanneer je overstapt naar een ander bedrijf, mag je je gegevens laten overdragen.
• Bezwaar: wanneer je niet wilt dat we je gegevens voor een bepaald doel gebruiken, mag je daar bezwaar tegen maken.
• Beperking van verwerking: onder bepaalde voorwaarden mag je ons vragen je gegevens tijdelijk niet te verwerken.

Contact opnemen

Heb je nog vragen of klachten? Neem dan contact met ons op.

Onze contactgegevens

Het Reputatiebureau
Polderdreef 40
2911 PD Nieuwerkerk aan den IJssel
Telefoon: 0180 – 318 365
E-mail: info@hetreputatiebureau.nl

Onze functionaris voor de Gegevensbescherming is Wesley M. Dekker BBA.

Klachten

Heb je klachten over de manier waarop we je gegevens verwerken of hebben verwerkt? Neem dan per e-mail contact met ons op. Stuur je klacht naar info@hetreputatiebureau.nl.

Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt daarvoor gebruik maken van dit formulier.

Over deze privacyverklaring

Om je privacy goed te kunnen borgen, is het belangrijk om te weten wanneer deze verklaring geldig is. En hoe we deze onderhouden.

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle websitebezoeken, nieuwsbriefabonnementen en opdrachten. Daarnaast kunnen andere voorwaarden van toepassing zijn.
Je vindt meer informatie over het gebruik van cookies in het cookiebeleid. Daarnaast is onze disclaimer van toepassing op je bezoek.

Wijziging

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring op ieder gewenst moment te wijzigen, in te korten of uit te breiden. Deze aanpassingen zijn direct na publicatie op pagina van toepassing.

Versienummer en ingangsdatum

Versie 1.2.
Nieuwerkerk aan den IJssel, 15 april 2024