Privacyverklaring relaties

Onderwerpen

Het gaat niemand iets aan dat u niets te verbergen hebt. En daarom is uw recht op privacy uitermate belangrijk.
In deze privacyverklaring leest u, hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan in onze zakelijke relatie. Wilt u weten hoe onze website met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u deze verklaring raadplegen.

Overzicht van gegevens

Het is helaas niet mogelijk om zaken met u te doen, zonder bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Wat we precies verwerken, leest u in deze paragraaf.

Wat wij verwerken

Wij verwerken:

  • voorletter(s), voor- en achternaam;
  • geslacht;
  • directe telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen);
  • adresgegevens;
  • relevante (persoonlijke) informatie over de opdracht;
  • financiële informatie, waaronder rekeningnummers.

Soms zijn gegevens zoals zakelijk als privé. Bijvoorbeeld als uw kantooradres ook uw huisadres is. Wij verwerken uw gegevens dan als bedrijfsgegevens.

Wij slaan geen BSN-nummers op. Wanneer dit voor de opdracht echter relevant is, kunnen wij (met grote terughoudendheid) strafrechtelijke en medische gegevens in onze dossiers verwerken.

Van wie wij gegevens verwerken

Wij verwerken de bovenstaande gegevens, wanneer relevant, van:

  • opdrachtgevers;
  • wederpartijen;
  • leveranciers;
  • zakelijk partners;
  • onderaannemers;
  • overige betrokkenen.

Reden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens om een aantal redenen. Allereerst natuurlijk om alle informatie te verzamelen die voor onze opdracht noodzakelijk is.  Alleen dan kunnen we u optimaal helpen.
Het helpt ons ook om uw gegevens geheim te houden. Door uw persoonsgegevens te verwerken, kunnen we nagaan of u bevoegd bent om informatie van ons te ontvangen.

Aansluitend gebruiken we uw gegevens om aan onze administratieve verplichtingen te voldoen. Zo zorgen we er niet alleen voor dat we aan de wet voldoen, maar ook dat onze administratie zo vlekkeloos mogelijk verloopt.

Ten slotte kunnen uw contactgegevens worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Dit kan wanneer u klant bij ons bent (geweest) of als u daar uitdrukkelijk toestemming voor gegevens hebt.

Juridische grondslagen

Het is niet toegestaan om uw persoonsgegevens zomaar te verwerken. Daar is een juridische basis voor nodig, die ook wel de rechtsgrond wordt genoemd.
Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van de overeenkomst
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Uw toestemming
  • Gerechtvaardigde belangen
    • Marketing en acquisitie
    • Relatiebeheer
    • Kredietbeheer en incasso

Vorm van verwerking

Wij verwerken u persoonsgegevens op een aantal manieren. In deze paragraaf vindt u meer informatie.

Onze administratie

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in onze administratie. Deze bestaat uit onze dossiers, ons archief, de agenda’s en natuurlijk de boekhouding. Wij maken gebruik van een aantal softwarepakketten, die veelal “in de cloud” worden gebruikt:

  • iCloud: voor adresboeken en agenda’s
  • Todoist: projectmanagement;
  • Timechimp: dossieradministratie;
  • Moneybird: boekhouding.

Opgenomen telefoongesprekken

Alle telefoongesprekken van en naar ons kantoor worden automatisch opgenomen. Dit betreft zowel inkomende en uitgaande gesprekken.
De opname blijft een maand bewaard en wordt daarna automatisch vernietigd. Indien dit een administratieve of juridische meerwaarde heeft, kan het gesprek langer worden bewaard. De termijn wordt dan verlengd tot het moment waarop het geen meerwaarde meer heeft.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden bewaard:

  • tot deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
  • tot u uw toestemming intrekt;
  • tot eventuele geschillen zijn opgelost, of;
  • tot de wettelijke bewaartermijn is verstreken.

Verwerking buiten de EER

Het heeft onze voorkeur om uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte op te slaan. Wanneer deze toch buiten de EER opgeslagen worden, worden aanvullende afspraken gemaakt en beveiligingsmaatregelen getroffen om uw privacy te beschermen.

Beveiliging van gegevens

Wij hebben zowel organisatorische als technische beveiligingsmaatregelen getroffen. Hiermee wordt onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies van uw gegevens voorkomen.

Deling van gegevens

U heeft uw persoonsgegevens aan ons toevertrouwd.  Deze moeten dus ook als vertrouwelijk worden behandeld. In een aantal gevallen worden uw gegevens toch met derden gedeeld. Dit doen wij uit gerechtvaardigd belang, vanuit wettelijke verplichtingen of met uw toestemming.

Gegevens ontvangen

Wij kunnen uw persoonsgegevens ontvangen van de Kamer van Koophandel. Deze gegevens staan dan op het uittreksel uit het Handelsregister. Wij gebruiken uw gegevens om uw tekenbevoegdheid vast te stellen.
Daarnaast kunnen we uw gegevens ontvangen van handelsinformatiebureau Creditsafe via Online Incasso. Wij vragen hier een kredietwaardigheidsbeoordeling op om uw kredietlimiet en betalingsvoorwaarden te bepalen.

Gegevens overdragen

Daarnaast zijn er een aantal bedrijven die uw persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Wij gebruiken vooral software “in de cloud”. Door uw persoonsgegevens hierin op te slaan, krijgen zij deze gegevens ter beschikking. Daarom hebben wij afspraken met hen gemaakt en strenge eisen gesteld om ongeoorloofde toe en gebruik tegen te gaan.

Daarnaast kunnen bedrijven uw gegevens van ons ontvangen om met of namens ons diensten uit te voeren. Dit kunnen onderaannemers zijn. Maar u kunt ook denken aan verzekeraars of ons incassobureau. Overdracht gebeurt dan op basis van uw toestemming en/of gerechtvaardigde bedrijfsbelangen onzerzijds.

Uw rechten

De AVG kent u een zevental rechten over uw persoonsgegevens toe:

  1. U moet worden geinformeerd over de gegevensverwerking. Dat is in deze verklaring gebeurd.
  2. U mag uw gegevens inzien, aanvullen en rectificeren als deze niet kloppen.
  3. Wanneer u niet wilt dat u gegevens voor bepaalde doelen worden gebruikt, mag u de verwerking laten beperken.
  4. Als u niet wilt dat u gegevens worden verwerkt of gedeeld, mag u bezwaar maken (houdt rekening met eventuele gevolgen hiervoor voor onze dienstverlening).
  5. Wij moeten uw persoonsgegevens op uw verzoek aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen.
  6. Wij zijn verplicht om uw gegevens uit onze administratie te verwijderen als u daarom vraagt, tenzij een andere wet dit voorkomt of onze eigen belangen zwaarder wegen.
  7. U mag uw gegevens laten uitsluitend voor het opbouwen van profielen en/of geautomatiseerde besluitvorming.

Wilt u een of meerdere van deze rechten gebruiken? Vul dan het privacyformulier in. Wij zullen zo snel mogelijk, maar altijd binnen twee weken actief ondernemen.

Een klacht indienen

Bent u van mening dat wij uw gegevens niet correct verwerken of hebben verwerkt? Dan staat het u vrij een klacht hierover in te dienen. Doe dit altijd eerst bij Het Reputatiebureau. Dit kan schriftelijk (per brief of e-mail) of in het privacyformulier (in het opmerkingenveld).

Komt u er met ons niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de nationale toezichthouder:  de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan op hun klachtenformulier.

Onze contactinformatie

Het Reputatiebureau
t.a.v. de heer W.M. Dekker BBA
Polderdreef 40
2911 PD Nieuwerkerk aan den IJssel
privacy@hetreputatiebureau.nl

Onze Functionaris voor de Gegevensbescherming is Wesley M. Dekker BBA.

Beheer van de verklaring

De wereld veranderd dagelijks. Door nieuwe technieken, ontwikkelingen bij ons bedrijf of dat van anderen, door wetswijzigingen, en ga zo maar door. Dit kan invloed op uw privacy hebben. Wij houden deze ontwikkelingen daarom nou in de gaten. En zo nodig passen we deze privacyverklaring aan.
Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Wijzigingen zijn van kracht vanaf het moment dat ze op onze website zijn gepubliceerd. Dit gebeurt dus eenzijdig.

Nieuwerkerk aan den IJssel, 9 juli 2021
© 2021 Het Reputatiebureau