Uw privacy is een belangrijk recht. Dat is zo in het algemeen, en al helemaal tijdens onze samenwerking of tijdens een bezoek aan onze website. In deze privacyverklaring vindt u meer informatie over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Algemeen

Er zit een wezenlijk verschil tussen uw privacy op onze website en in onze dienstverlening. Toch zit er ook overlap tussen deze twee onderdelen. U vindt deze algemene informatie in deze paragraaf.

Over Het Reputatiebureau

Uw gegevens worden verwerkt onder de verantwoordelijkheid van Het Reputatiebureau. Onze contactgegevens zijn als volgt:

Het Reputatiebureau
Polderdreef 40
2911 PD Nieuwerkerk aan den IJssel
+31 (0)85 – 015 00 46
privacy@hetreputatiebureau.nl
KvK: 53849620

Uw contactpersoon voor privacy en gegevensverwerking is de heer W.M. Dekker BBA.

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle offerte-aanvragen, alle opdrachten die wij uitvoeren en op alle bezoeken aan onze website.
Onze website is bereikbaar via de domeinnamen hetreputatiebureau.nl, reputatiebureau.nl, thereputationoffice.eu en thereputationoffice.com.

Rechtsgronden

Wij verwerken uw gegevens op basis van de navolgende rechtsgronden:

  • uw toestemming;
  • uitvoering van de overeenkomst;
  • gerechtvaardigde belangen;
  • voldoen aan wet- en regelgeving.

Uw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) geeft u, als eigenaar van uw persoonsgegevens, een zevental rechten. U vindt meer informatie over deze rechten op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Om een beroep op uw rechten te doen, kunt u het beste per e-mail contact met ons opnemen. U kunt hiervoor gebruik maken van het e-mailadres privacy@hetreputatiebureau.nl.

Wanneer u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet goed verwerken of hebben verwerkt, dan kunt u uw klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie daarover vindt u hier.

Wijziging

Wij behouden ons te allen tijde het recht voor om deze privacyverklaring naar eigen inzicht en goeddunken aan te passen, in te korten of uit te breiden. Wanneer de privacyverklaring gewijzigd wordt, stellen wij opdrachtgevers hierover in kennis. Wij verzoeken websitebezoekers om de privacyverklaring regelmatig te lezen.

Privacy op onze website

Tegenwoordig worden veel vraagtekens gezet en kanttekeningen gemaakt bij de privacy van internetgebruikers. En dat is ook niet onterecht. Het komt tegenwoordig regelmatig voor, dat uw online privacy geschonden wordt voor voornamelijk marketingdoeleinden. Wij vinden dat geen goede ontwikkeling.
In deze paragraaf vindt u alle informatie over de verwerking van persoonsgegevens op onze website.

Privacy by default

In het ontwerp van onze website heeft uw privacy steeds een belangrijke rol gespeeld. Dit heeft geresulteerd in een privacy-vriendelijke website, waar uw persoonsgegevens niet ongemerkt verzameld worden.
Zo is bewust gekozen voor een “Google-arm” ontwerp. Alleen onze sitemap wordt automatisch naar Google verzonden, verder niets. Omdat wij niet in zoekmachines of op sociale media adverteren, hoeven wij het effect hiervan ook niet te meten. Daarom vindt u bij ons geen cookies van Google Ads, geen Facebook Pixel of andere trackingtechnieken.
Wij maken ook geen gebruik van reCaptcha, zodat Google ook geen inzicht krijgt in door u verzonden formulieren.

Verwerking van persoonsgegevens

Een privacy-vriendelijk ontwerp wil niet zeggen dat er geen gegevens worden verwerkt. Wij verwerken uw persoonsgegevens op de navolgende manieren.

Reacties

U kunt op onze nieuws- en blogberichten reageren door het reactieformulier in te vullen. Wanneer u dit formulier verzendt, worden de gegevens die u heeft ingevuld verwerkt. Daarnaast worden uw IP-adres en de browser user agent achterhaald en verwerkt. Dit laatste gebeurt in het kader van spamcontrole en -beveiliging. Wij kunnen u hier echter niet aan herkennen.
Uw reactie wordt eerst automatisch gecontroleerd om spam tegen te gaan. Toelating of verwijdering van berichten gebeurt echter altijd op basis van menselijke controles.

Wanneer u het reactieformulier indient, wordt een geanonimiseerde string, die is gebaseerd op uw e-mailadres, naar de Gravatar-service gestuurd. Wanneer u van deze service gebruik maakt, wordt bij uw reactie uw profielfoto weergegeven.
Wij hebben geen invloed op de foto die wordt weergegeven. U kunt dit instellen bij Gravatar. Voor meer informatie over Gravatar en uw privacy kunt u naar hun privacypagina.

Persoonsgegevens die bij reacties worden verwerkt, blijven voor altijd bewaard. Wanneer u dit niet wilt, kunt u een verwijderingsverzoek indienen via privacy@hetreputatiebureau.nl.

Formulieren

U kunt op onze website een aantal formulieren invullen. De informatie die daarmee wordt verzameld, is afgestemd op een specifiek doel. Door middel van verplichte velden worden noodzakelijke gegevens verzameld. U kunt deze vrijwillig verrijken door optionele velden in te vullen.
De formulieren worden, afhankelijk van het doel, per e-mail verzonden of automatisch in bijvoorbeeld een database verwerkt. In beide gevallen worden uw gegevens verzonden via een beveiligde verbinding.

Hoe lang een door u ingevuld formulier wordt bewaard, is afhankelijk van het doel van uw bericht. U vindt hierover meer informatie in het vervolg van deze privacyverklaring.

Cookies

Wij plaatsen twee soorten cookies: functionele en analytische.
De functionele cookies worden geplaatst wanneer u wilt dat uw naam, e-mailadres en domeinnaam onthouden worden na het plaatsen van een reactie. De gegevens worden dan in deze cookie geplaatst.
De analytische cookies worden gebruikt om het gebruik van onze website in kaart te brengen. U leest hierover meer in de subparagraaf “Analytics”.

Cookies blijven maximaal een jaar geldig. Daarna worden ze automatisch uitgeschakeld.

Ingesloten inhoud van andere websites

Het kan voorkomen dat wij inhoud van andere websites op onze website insluiten. Dit wordt ook wel embedden genoemd. Deze inhoud gedraagt zich vervolgens op dezelfde manier, als dat het op de oorspronkelijke website zou doen.

Wanneer op de oorspronkelijke website marketing- of trackingcookies worden geplaatst, kunnen deze door de ingesloten inhoud alsnog op uw computer geplaatst worden. Wanneer u bent ingelogd op de website waarvan materiaal is ingesloten, kan deze website uw interactie met het materiaal meten zoals zij dat ook op haar eigen website zou doen.

Voor vragen over de privacy rondom ingesloten inhoud, verwijzen wij u naar de oorspronkelijke website.

Analytics

Wij voeren een doorlopende statistische analyse uit. Deze wordt uitgevoerd met behulp van het programma Statcounter.
Statcounter is een online service, die ons helpt om de bezoekers van onze website te begrijpen. Zo geeft de service inzicht in hoe onze website gevonden wordt, hoe lang bezoekers er verblijven en waar zij het meest in geïnteresseerd zijn.
Op basis van deze informatie kunnen wij de content, het ontwerp en de functionaliteit beter op uw wensen en verwachtingen laten aansluiten.

Statcounter gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om tijdens uw bezoek de volgende gegevens te verzamelen:

  • de datum en tijd van uw bezoek (hiermee stellen het drukste moment op de website vast voor planning van bijvoorbeeld onderhoud);
  • het IP-adres dat aan uw apparaat is gekoppeld (dit wordt voor verwerking ingekort en zodoende onbruikbaar gemaakt);
  • de browser en de besturingssoftware van uw apparaat (hiermee stellen we vast of onze website in alle browsers en met alle besturingssystemen goed werkt);
  • informatie over uw apparaat, zoals apparaattype en schermgrootte (hiermee stellen we vast of onze website op alle apparaten naar behoren werkt);
  • referentiedata, zoals de link die u in de zoekmachine of op sociale media heeft gevolgd (dit helpt ons om vast te stellen hoe zoekmachines met onze website omgaan).

Ten slotte plaatst Statcounter een cookie op uw computer met de naam “is_unique”. Deze cookie wordt alleen gebruikt om vast te stellen of u onze website eerder hebt bezocht. Op basis daarvan kunnen we de verhouding tussen eerste en terugkomende bezoekers vaststellen.

De verzamelde informatie is niet naar u herleidbaar.

U kunt cookies van Statcounter weigeren. Dit kunt u doen door uw browser in te stellen. Meer (Engelstalige) informatie vindt u hier: http://www.statcounter.com/about/set-refusal-cookie/.

De (Engelstalige) privacyverklaring van Statcounter vindt u hier: http://www.statcounter.com/about/legal/#privacy.

Omdat de resultaten van de analyse geen persoonsgegevens vormen, is hiervoor geen bewaartermijn gesteld.

Nieuwsbrief

Via onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. De door u ingevulde persoonsgegevens (e-mailadres en de eventuele andere velden) worden door ons uitsluitend gebruikt om u onze nieuwsbrieven toe te sturen. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt.

Als u een nieuwsbrief ontvangt, legt ons nieuwsbriefprogramma vast wanneer en hoe vaak u onze nieuwsbrief heeft geopend en op welke links u heeft geklikt. Dit is naar uw inschrijving herleidbaar. Deze gegevens worden gebruikt om uw interesses in kaart te brengen. Dit gebeurt handmatig.

Onder elke nieuwsbrief staat een link waarmee u zich direct kunt afmelden. U zult dan geen nieuwsbrieven meer ontvangen. Daarnaast treft u onder elke nieuwsbrief een link aan, waarmee u uw persoonsgegevens kunt inzien en wijzigen.

Uw gegevens worden verwerkt tot u uw toestemming intrekt. Uw gegevens blijven daarna nog maximaal 1 jaar bewaard, om te voorkomen dat uw gegevens alsnog per ongeluk geactiveerd worden.

Privacy in onze dienstverlening

Binnen onze dienstverlening speelt uw privacy een al even grote rol. Om u goed van dienst te kunnen zijn, hebben we immers veel gegevens nodig. Dit zijn voornamelijk bedrijfsgegevens, maar ook een aantal persoonsgegevens.
In deze paragraaf vindt u alle informatie die u nodig heeft over uw privacy in onze dienstverlening. Hierin wordt steeds uitgegaan van persoonsgegevens. Voor de verwerking van bedrijfsgegevens worden dezelfde voorwaarden gehanteerd.

De persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken:

  • uw voor- en achternaam en initialen;
  • uw academische titel of graad;
  • uw geslacht;
  • uw geboortedatum en -plaats;
  • uw pasfoto, indien deze online beschikbaar is;
  • uw adresgegevens;
  • uw telefoonnummer en e-mailadres;
  • uw rekeningnummer met bijbehorende tenaamstelling;
  • uw KvK- en btw-nummer;
  • uw betaalhistorie en -gedrag;
  • alle overige persoonlijke informatie die voor de opdracht relevant is.

Bijzondere persoonsgegevens

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, kortweg de AVG, wijst een aantal persoonsgegevens aan, die een speciale verwerking vereisen. Dit worden de bijzondere persoonsgegevens genoemd.
Indien dit voor uw opdracht relevant is, kunnen wij de volgende bijzondere persoonsgegevens verwerken:

  • strafrechtelijke gegevens;
  • medische gegevens.

In de verwerking zijn wij zeer terughoudend en we nemen een zo summier mogelijke beschrijving op.

Contact

Wanneer u contact met ons opneemt, wordt dit vastgelegd in ons CRM-systeem. In het kader daarvan worden uw persoonsgegevens vastgelegd op een relatiekaart. Alle correpondentie en mondelinge communicatie wordt vervolgens in het systeem vastgelegd en aan uw relatiekaart verbonden.
Deze relatiekaart blijft tot twee jaar na het laatste contactmoment in ons CRM-systeem beschikbaar. Daarna wordt deze geanonimiseerd, waardoor uw gegevens niet langer bruikbaar zijn.
Wanneer u telefonisch contact met ons opneemt, wordt het gesprek afgehandeld via een VoIP-verbinding. Onze provider ontvangt uw gegevens en gebruikt deze om het gesprek tot stand te brengen. Uw gegevens worden daarna achttien maanden door onze provider bewaard, en daarna vernietigd.

Offerte- en informatieaanvragen

U kunt op verschillende manieren een offerte- of informatieaanvraag doen. De gegevens die daarvoor nodig zijn, worden verwerkt in ons CRM- en boekhoudsysteem. Het CRM-systeem wordt gebruik om een dossier rondom uw aanvraag aan te leggen. Offertes worden verzonden vanuit ons boekhoudsysteem.

De dossiers die ontstaan vormen een onderdeel van de bedrijfsadministratie en worden derhalve zeven jaar bewaard. Uw contactgegevens worden tot een jaar na uw laatste contactmoment bewaard, om u op een later moment beter van dienst te kunnen zijn.

Als onderdeel van uw offerte-aanvraag kan een kredietwaardigheidsbeoordeling worden uitgevoerd. Meer informatie daarover vindt u verderop in deze privacyverklaring.

Dossiers

Naar aanleiding van iedere opdracht wordt een dossier aangelegd. Dit dossier wordt uitsluitend digitaal bijgehouden binnen het CRM-systeem. In het dossier wordt alle documentatie en schriftelijke communicatie opgeslagen. Mondelinge communicatie en handelingen worden door middel van aantekeningen aan het dossier toegevoegd.
Ieder dossier krijgt automatisch een uniek dossiernummer. Uit privacyoverwegingen wordt in communicatie verwezen naar het dossiernummer, in plaats van naar een dossiernaam of omschrijving.
In langlopende dossiers (met een doorlooptijd van drie maanden of langer) kan de kredietwaardigheidsbeoordeling nogmaals worden herhaald.

Dossiers vormen een onderdeel van de bedrijfsadministratie en worden tot zeven jaar na sluiting bewaard.

Cliënt- en kredietwaardigheidsbeoordeling

Het is uiteraard altijd de bedoeling u een zo prettig mogelijke ervaring te bieden. Daarom vinden we het belangrijk om operationele problemen te voorkomen. En in het kader daarvan voeren wij een cliënt- en kredietwaardigheidsbeoordeling uit.

Op het moment dat u klant wenst te worden, verstrekken wij uw gegevens aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR zal op basis van deze gegevens een advies geven over de  kredietwaardigheid van de onderneming en eventuele negatieve bemerkingen ten aanzien van het bestuur/leiding van de onderneming. EDR gebruikt deze gegevens voor onderzoek naar de kredietwaardigheid en contactgegevens van u en uw onderneming. Als u bezwaar wilt maken of informatie wenst over het gebruik van uw persoonsgegevens door EDR, zie: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/.

De cliëntbeoordeling omvat een controle of het bedrijf in het Handelsregister is ingeschreven, of de contactgegevens correct zijn en of u bevoegd bent om namens uw bedrijf een overeenkomst met ons te sluiten. De kredietwaardigheidsbeoordeling bestaat uit een beoordeling van bekende financiële cijfers en een advies over uw kredietlimiet.

Het beoordelingsrapport van EDR wordt bewaard zolang onze zakelijke relatie voortduurt.

Deling van uw persoonsgegevens

Tijdens uw offerte-aanvraag of opdracht kunnen uw gegevens met derden worden gedeeld. Dit kan ook zonder uw toestemming gebeuren, omdat dit noodzakelijk is om de opdracht uit te voeren, wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben of dit wettelijk noodzakelijk is.

ICT-leveranciers

Het delen van persoonsgegevens gebeurt voornamelijk met softwarebedrijven, waarvan wij software gebruiken. Deze wordt veelal als SaaS (Software as a Service) gebruikt, waardoor het beheer van de software bij de uitgever blijft. Zij kan hierdoor toegang tot uw gegevens hebben.
Met deze bedrijven is een verwerkersovereenkomst afgesloten, die hen verbiedt uw gegevens voor eigen doeleinden te gebruiken.

Bank & PSP

Daar wij geen betalingen in contanten accepteren, worden bij uw betaling altijd (bank-) gegevens gedeeld. Deze worden ontvangen door de bank waar wij onze bankrekening aanhouden, of door onze Payment Service Provider (“PSP”).

Wij houden een bankrekening aan bij ING Bank N.V. te Amsterdam. Zij ontvangen en delen uw gegevens met ons om uw betaling administratief te kunnen verwerken.
Daarnaast werken wij samen met Mollie B.V. te Amsterdam. Dit bedrijf verzorgt een aantal iDEAL-betalingen en alle betalingen via automatische incasso of creditcard. Zij deelt de gegevens van ontvangen betalingen met ons voor administratieve doeleinden. Wij delen uw rekeningnummer, tenaamstelling en factuurgegevens met Mollie, wanneer u via automatische incasso betaalt.

Uw gegevens worden door ons ten minste zeven jaar het laatste boekjaar bewaard.

Cliëntacceptatie & Incasso

Op het moment dat u klant wenst te worden, verstrekken wij uw gegevens aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR zal op basis van deze gegevens een advies geven over de  kredietwaardigheid van de onderneming en eventuele negatieve bemerkingen ten aanzien van het bestuur/leiding van de onderneming. EDR gebruikt deze gegevens voor onderzoek naar de kredietwaardigheid en contactgegevens van u en uw onderneming. Als u bezwaar wilt maken of informatie wenst over het gebruik van uw persoonsgegevens door EDR, zie: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/.

Bij uitblijvende betaling kunnen wij uw gegevens delen met DAS Incasso. Zij ontvangen van ons uw contact- en rekeninggegevens, uw betaalhistorie, de factuurgegevens en een beschrijving van de opdracht. Dit laatste is noodzakelijk om onze overeenkomst aan te tonen. Daarnaast kan deze informatie worden gebruikt in de beslechting van geschillen en verweren.

Financiële administratie

Onze financiële administratie wordt bijgehouden in een geautomatiseerd softwarepakket. Hierin slaan we alle gegevens op volgens de fiscale wet- en regelgeving moet worden verwerkt. Daarnaast gebruiken we deze gegevens voor het debiteuren- en crediteurenbeheer en bedrijfseconomisch management.
Daarnaast bevat de boekhouding informatie over uw opdracht, daar deze is uitgewerkt in uw offertes en facturen.

De boekhouding wordt regelmatig gecontroleerd door administratiekantoor WH Administraties B.V. te Rotterdam. Zij hebben voor deze controle toegang tot alle gegevens nodig. Zij verwerken uw persoonsgegevens niet.

De financiële administratie wordt, conform de fiscale wetgeving, minimaal zeven jaar bewaard.

Nieuwerkerk aan den IJssel, 21 augustus 2019
Versie 2.3.

Copyright © 2019 Het Reputatiebureau, alle rechten voorbehouden.