Privacyverklaring

Het Reputatiebureau » Voorwaarden » Privacyverklaring

Jouw persoonlijke gegevens

Wat bij ons natuurlijk voorop staat, is jou zo goed mogelijk van dienst te zijn. En daarvoor is het noodzakelijk dat we bepaalde gegevens van je verzamelen en verwerken. Met mate natuurlijk, want we hoeven echt niet alles van je te weten. We hoeven immers je echt niet over het hele internet te volgen om een reclame te laten zien. Maar we hebben wel wat gegevens van je nodig.

Welke gegevens verwerken we?

De gegevens die we verzamelen, hangt onder andere af van de manier waarop we samenwerken. Van een websitebezoeker verwerken we andere dingen dan van klanten en leveranciers.

Contactpersonen van klanten en leveranciers

  • Voor- en achternaam en voorletter(s);
  • Geslacht;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Werkadres;
  • Factuuradres;
  • Bankrekeningnummer;
  • Persoonlijke gegevens die nodig zijn voor de opdracht.

Websitebezoekers en nieuwsbriefabonnees

  • IP-adres;
  • Voor- en achternaam;
  • E-mailadres;
  • Lees- en klikgedrag.

Onze website is zo ontworpen dat jouw privacy gewaarborgd blijft. Zo wisselen we geen gegevens uit met Google of social media-diensten. De statistische informatie die we verzamelen wordt lokaal, dus op deze website verwerkt en is nooit naar jouw herleidbaar. En we gebruiken geen diensten die jouw IP-adres of andere gegevens aan een (bedrijfs-) naam koppelen.

Waar hebben we die voor nodig?

We hebben deze gegevens nodig om met je te kunnen communiceren. Daarnaast zijn we wettelijk verplicht om bepaalde gegevens in onze (financiële) administratie op te nemen.

Er kunnen persoonlijke gegevens nodig zijn om je situatie, vraag of gewenste resultaten te bepalen en te behalen. Zonder deze informatie kunnen we je vaak minder goed en soms zelfs helemaal niet helpen.

Waarom mogen we deze gegevens verwerken?

Om je persoonlijke gegevens te mogen verwerken, hebben we een wettelijke reden nodig. Dit wordt de rechtsgrond genoemd. Bij Het Reputatiebureau verwerken we je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van de overeenkomst
    Veruit de meeste gegevens verwerken we om je opdracht goed uit te kunnen voeren.
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen
    We zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verzamelen en in onze administratie op te nemen. Daarom leggen we deze gegevens altijd vast.
  • Gerechtvaardigde belangen
    Soms hebben we gegevens nodig voor onze eigen belangen, zoals marketing en incasso van openstaande facturen.
  • Toestemming
    Ten slotte vragen we soms toestemming om je gegevens te verwerken, zoals het toesturen van de nieuwsbrief als je geen klant bent. Je kunt je toestemming altijd en zonder opgave van reden weer intrekken.

Hoe we aan je persoonsgegevens komen

We ontvangen de meeste persoonsgegevens van jou. Bijvoorbeeld omdat je een e-mail stuurt, belt of een formulier invult. Je IP-adres krijgen we van je hostingprovider. En je telefoonnummer van je telefoonprovider als je niet anoniem belt.

Aansluitend maken we een aantal opnamen waarmee je persoonsgegevens worden verwerkt. Zo gebruiken we camerabewaking rondom ons kantoor. En we nemen telefoongesprekken op. Hierover lees je meer in de volgende subparagrafen.

Camerabewaking

Wij maken gebruik van 24/7 camerabewaking. Onze bewakingscamera’s nemen zowel beeld als geluid op. Deze opnamen worden maximaal 28 dagen bewaard.

Opnamen van telefoongesprekken

Alle inkomende telefoongesprekken worden opgenomen. De opname wordt gestart op het moment dat het gesprek wordt aangenomen. Uitgaande gesprekken worden niet standaard opgenomen. We geven het vooraf aan als we een opname starten.

De opgenomen gesprekken worden maximaal 31 dagen bewaard.

Gebruik van je persoonsgegevens

Wat doen we dan met de gegevens, die we in de vorige paragraaf noemden? Daar moeten we goed over nadenken om je privacy optimaal te beschermen. In deze paragraaf vind je daar meer informatie over.

Opslag en beveiliging

Je gegevens worden uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen. Daardoor worden deze altijd beschermd door de strenge, Europese privacywetgeving. Dat is wel zo veilig.

We slaan je gegevens altijd uitsluitend digitaal op. De bedrijven die we daarvoor gebruiken, mogen die gegevens niet gebruiken. En in de meeste gevallen hebben ze er zelfs helemaal geen toegang toe. We maken gebruik van 2-Factor Authenticatie zodat onbevoegden niet in de systemen kunnen.

Bewaartermijn

We bewaren je gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. De maximale bewaartermijn binnen Het Reputatiebureau is zeven jaar. Deze termijn gaat in bij sluiting van het dossier of boekjaar.

Als je gegevens niet zijn gekoppeld aan een dossier, worden deze maximaal een maand bewaard.

De bewaartermijn kan worden verlengd, als deze bij het verstrijken van de termijn nog relevant zijn. Bijvoorbeeld om een conflict op te lossen of onze rechten veilig te stellen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Maar binnen ons nieuwsbriefsysteem is het wel mogelijk om nieuwsbrieven toe te sturen op basis van je lees- en klikgedrag. Dit kan worden aangemerkt als profiling. Meld je af voor de nieuwsbrief als je daar bezwaar tegen hebt.

Delen van je persoonsgegevens

We delen je persoonsgegevens tijdens onze samenwerking met de volgende bedrijven:

BedrijfReden
Adyen N.V.Verwerking van (online) betalingen.
KNABVerwerking van betalingen.
LapostaVersturen van nieuwsbrieven en servicemails.
MoneybirdBeheer van de boekhouding en facturatie.
MicrosoftOntvangen en opslaan van e-mails en bestanden.
Online IncassoAutomatische ondersteuning bij minnelijke incasso.
VoysTelefonie en opnemen van telefoongesprekken.

Jouw rechten

Je privacy wordt beschermd door strenge, Europese wetgeving: de Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). De AVG geeft jou, als eigenaar van je persoonsgegevens, zeven rechten:

  • Informatie: je hebt het recht vooraf te weten hoe we met je persoonsgegevens omgaan.
  • Inzage: je mag te allen tijde de verwerkte gegevens inzien.
  • Rectificatie: je mag foutieve gegevens laten aanpassen.
  • Vergetelheid: je mag je gegevens, onder bepaalde voorwaarden, uit onze administratie laten verwijderen.
  • Dataportabiliteit: wanneer je overstapt naar een ander bedrijf, mag je je gegevens laten overdragen.
  • Bezwaar: wanneer je niet wilt dat we je gegevens voor een bepaald doel gebruiken, mag je daar bezwaar tegen maken.
  • Beperking van verwerking: onder bepaalde voorwaarden mag je ons vragen je gegevens tijdelijk niet te verwerken.

Contact opnemen

Heb je nog vragen of klachten? Neem dan contact met ons op.

Onze contactgegevens

Het Reputatiebureau
Polderdreef 40
2911 PD Nieuwerkerk aan den IJssel
Telefoon: 0180 – 318 365
E-mail: info@hetreputatiebureau.nl

Onze functionaris voor de Gegevensbescherming is Wesley M. Dekker BBA.

Klachten

Heb je klachten over de manier waarop we je gegevens verwerken of hebben verwerkt? Neem dan per e-mail contact met ons op. Stuur je klacht naar info@hetreputatiebureau.nl.

Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt daarvoor gebruik maken van dit formulier.

Over deze privacyverklaring

Om je privacy goed te kunnen borgen, is het belangrijk om te weten wanneer deze verklaring geldig is. En hoe we deze onderhouden.

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle websitebezoeken, nieuwsbriefabonnementen en opdrachten. Daarnaast kunnen andere voorwaarden van toepassing zijn.
Je vindt meer informatie over het gebruik van cookies in het cookiebeleid. Daarnaast is onze disclaimer van toepassing op je bezoek.

Wijziging

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring op ieder gewenst moment te wijzigen, in te korten of uit te breiden. Deze aanpassingen zijn direct na publicatie op pagina van toepassing.

Versienummer en ingangsdatum

Versie 1.1.
Nieuwerkerk aan den IJssel, 8 juni 2023